Merancang Persidangan Gereja Secara Online di Tengah Pandemi & Kenormalan Baru – Ivan R.Rondo*

PENGANTAR

KUPANG, www.sinodegmit.or.id, Semenjak pandemi Covid-19 dan arahan untuk bekerja dari rumah atau work from home, situasi telah memaksa semua kegiatan tatap muka kantor maupun belajar-mengajar kita dilaksanakan secara online.

Dari keperluan tatap muka online ini, lahirlah kebutuhan akan aplikasi video conference. Salah satu yang paling sering digunakan adalah aplikasi Zoom, yaitu platform video conference untuk rapat/pertemuan online.

Dan memang, di tengah pandemi global ini, teknologi video conference sudah menjadi kebutuhan penting untuk kebutuhan tatap muka, baik secara formal maupun informal.

Bagi Persidangan Majelis Sinode Gereja Masehi Injili di Timor (GMIT) GMIT XLVI Tahun 2020 kali ini, teknologi telekomunikasi interaktif sangat memungkinkan bagi peserta di lokasi berbeda untuk bisa melakukan interaksi banyak arah secara bersamaan. Teknologi telekomunikasi memungkinkan untuk bertemu secara online. Selain itu berkat internet sebagai media transmisi data, pesan-pesan audio visual dapat terkirim.

Dengan teknologi video conference, persidangan tetap dilaksanakan dengan baik tanpa perlu semua peserta hadir secara langsung. Khusus bagi persidangan Majelis Insode GMIT kali ini, aplikasi Zoom dipakai karena cukup menawarkan sejumlah fitur dan kemudahan dalam menjalani kegiatan persidangan online/virtual.

5 Hal Utama Yang Harus Dipersiapkan

Pertama: KONSEP

Pada tahap awal, kami coba mereview konsep, tata aturan, dan kebiasaan atau hal-hal baku persidangan offline/konvensional untuk selanjutnya dibuatkan SOP/perencanaan dan migrasi ke konsep onlinenya. Misalnya tentang mekanisme interupsi, pemberian pendapat, dan pengambilan keputusan.

Kedua: PLATFORM

Pada persidangan ini kami menggunakan platform Zoom video conference (pro/berbayar) yang sudah cukup dikenal oleh para peserta selama masa pandemi. Kami juga memakai jaringan internet minimal 50Mbps/10 mbps sebagai transmisi data.

Ketiga: PERANGKAT

Untuk menghadirkan kualitas output audio visual bagi para peserta (user interface & user experience), penting untuk mempersiapkan perangkat audio visual multimedia. Kami memastikan tersedianya baik hardware & software serta dukungan jaringan koneksi internet dengan line yang terpisah. Hal penting lain untuk diperhatikan adalah sistem set up serta technical rehersal-nya. Alat-alat kita harus sudah dipastikan lengkap dan dalam keadaan baik sebelum acara dimulai.

Keempat: SDM/TIM WORK/TIM EVENT

Teknologi dan perangkat multimedia secanggih apapun perlu di kelola oleh tim kreatif yang memiliki pengalaman/expert di bidang event offline (konvensional). Tim bekerja untuk mengawal jalannya susunan acara dan jadwal pelaksanaan persidangan dengan pola event management. Tim ini bertugas mengantisipasi langkah-langkah taktis jika terdapat kendala pada platform persidangan, baik technical maupun human error. Tim perlu memiliki tindakan antisipasi secara teknis yang cepat dan tepat agar persidangan tetap berjalan lancar.

Kelima: UJI COBA

Sebelum kegiatan persidangan, tim perlu melakukan set up semua perangkat (hardware & software) paling lambat 2 hari sebelum persidangan. Hal ini dimaksudkan agar dapat diprakondisikan kesiapan peserta dan platform sistem. Kegiatan gladi ini juga dimaksudkan untuk rehersal semua perangkat sesuai tata urutan jadwal dan acara. Pada saat uji coba ini sudah mesti ada pembagian tugas yang jelas agar anggota Tim sudah siap pada tugas dan posisi masing-masing.

Pada kesempatan ini, uji coba/gladi resik bagi semua peserta yang terlibat pun sangat penting dilakukan. Minimal satu hari sebelum persidangan, uji coba mesti dilakukan dengan melibatkan semua peserta sidang. Setelah gladi itu, tim melakukan evaluasi dan mereview kembali serta menetapkan rundown acara secara detail.

KESIAPAN PESERTA

Bagi peserta dua hal perlu disiapkan. Pertama adalah informasi & undangan yang disampaikan oleh Majelis Sinode Harian (MSH) GMIT kepada para peserta sidang (MS Ex Officio/ketua majelis klasis, MS non-pendeta, Badan Pembantu Pelayanan Sinode (BPPS) dan Unit Pembantu Pelayanan Majelis Sinode (UPPMS). Hal kedua adalah perlu menyediakan platform digital sebagai tools/profil big data persidangan. Hal kedua dimaksudkan agar dengan mudah peserta dapat melakukan registrasi secara online (akses/link ke dashboard Zoom data security). Selain itu peserta dengan mudah dapat mengakses berbagai dokumen dan draft persidangan di masa pra sidang (“One click One get info”). Draf-draf sidang sudah dikirim lebih dari seminggu sebelumnya agar peserta sudah mempersiapkan diri dengan materi sidang sebelum masuk ke persidangan.

Panitia juga mengirimkan panduan persidangan virtual, khusus bagi peserta di rumah. Panduan itu berisi arahan tentang protokol kesehatan, tutorial penggunaan aplikasi sidang secara conference (Zoom), dan mekanisme persidangan dalam memanfaatkan fitur interaktif zoom. Kami juga mengirimkan Naskah Tata Tertib yang harus diperhatikan selama persidangan.

OUTPUT PERSIDANGAN

Persidangan Majelis Sinode GMIT XLVI Tahun 2020 yang untuk pertama kalinya dilakukan secara virtual conference mendapatkan sambutan dan respon yang sangat baik oleh peserta persidangan. Kehadiran peserta mencapai 98-99%. Sebagai pengguna yang memanfaatkan platform online, terlihat hanya 5-10% saja peserta yang masih mencoba beradaptasi oleh karena pengalaman perdana. Pada hari pertama persidangan beberapa orang masih harus beradaptasi. Namun pada persidangan hari kedua berjalan sangat lancar, terutama dalam proses pleno dan pengambilan keputusan.

Ada sambutan yang hangat dari para ketua majelis klasis atas transformasi persidangan kali ini yang menggunakan tehnologi. Walaupun secara personal, semua peserta masih beradaptasi, tapi semua merasa penggunaan teknologi sangat menjawab kebutuhan di masa pandemi. Sidang virtual ini juga adaptif terhadap New Normal dan protokol kesehatan bagi peserta yang tersebar di banyak pulau di NTT dan NTB. Selain itu, dari sisi keuangan ada efisiensi anggaran sampai 80% jika dibandingkan dengan persidangan konvensional. Dalam evaluasi kami menyimpulkan persidangan cukup efektif. Pemimpin persidangan dapat mengendalikan jalannya persidangan dengan proses yang sangat menunjang kualitas persidangan.

HARAPAN UNTUK GEREJA DI ABAD 21

Hari ini tantangan dan peluang di abad 21 mesti di hadapi dengan cara dan pola abad 21 juga. Saya sangat optimis bahwa GMIT sedang dalam proses ke arah sana. Jaman sudah berganti, perubahan ada dimana-mana dan terjadi pada kita semua. GMIT bagaimana pun mesti beradaptasi dengan perubahan dan perkembangan. GMIT juga mesti bisa mengajak generasi digital untuk bergereja dan melayani dalam persekutuan sesuai tuntutan zaman.

Masih banyak yang bisa dilakukan GMIT dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi serta digital IT, baik untuk pelayanan maupun pengembangannya.

Hari ini, amanat Agung Tuhan Yesus Kristus agar gereja “pergi” dan “menjadikan semua bangsa murid-Ku” justru menjadi sangat mungkin karena tersedianya teknologi ini. Dan GMIT tak perlu kehilangan generasi digital serta ke depan bisa membantu saudara-saudara seiman nun jauh di sana dengan bantuan teknologi.

Namun tentu saja GMIT perlu untuk terlebih dahulu menyusun rencana strategis dan menggalang pemahaman dan kesehatian. Hal ini perlu dilakukan sebelum memutuskan untuk memanfaatkan teknologi dalam mendukung upaya menjangkau generasi digital dan saudara-saudara seiman di berbagai pelosok NTT, bahkandi seluruh tanah air.

Program-program kerja perlu dikaji dan direview dengan melihat peluang digital ministry sekaligus tantangan yang ada. Semua itu mesti berbasis big data & digital service dengan rencana strategis yang telah disusun baik. Selanjutnya perlu segera membuat langkah awal sebagai implementasinya (digital mindset-> digital skill -> digital connection-> digital platform).

Mungkin saja pada tahap awal akan banyak tantangan dan bahkan mungkin kegagalan. Namun dengan pantang berputus asa serta dengan tetap mengandalkan pertolongan Tuhan, niscaya GMIT akan mampu menjawab kebutuhan di zamannya. (bersambung … Cara membuat event ibadah online, webinar, lelang online, socmed marketing, dsb berbasis big data).

*Ivan R.Rondo, Sekretaris BP4S – Sinode GMIT)

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *